Kebijakan Privasi

Tujuan

Peraturan ini mengatur hal-hal yang terkait dengan penganganan informasi pribadi pada perusahaan sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi.

Defenisi

Defenisi istilah yang digunakan adalah sebagai berikut.

1. Informasi Pribadi

Informasi berdasarkan nama, tanggal lahir dan informasi lain yang terkandung dalam informasi tersebut.

2. Database

Kumpulan informasi yang mencakup informasi pribadi yang disusun secara sistematis sehingga dapat dicari dan diolah menggunakan komputer.

3. Data Pribadi

Mengacu data informasi pribadi yang merupakan basis data informasi pribadi yang dikelola perusahaan.

4. Penyimpanan Data

Perusahaan memiliki kewenangan untuk memperbaiki data, menambah, menghentikan penggunaan, menghapus serta memberikan data kepada pihak ketiga jika individu atau pihak lain dapat membahayakan nyawa atau mendorong tindakan illegal atau tidak adil.

5. Identitas

Individu yang diidentifikasi dari informasi pribadi yang diperoleh.

Kebijakan Privasi

Perusahaan menetapkan kebijakan perlindungan informasi pribadi secara internal maupun eksternal.
Informasi pribadi dilindungi perusahaan dari langkah-langkah penyebaran di situs web lain.

Identifikasi Tujuan Penggunaan

Perusahaan menentukan tujuan penggunaan informasi pribadi secara wajar dan relevan.
Jika tujuan penggunaan dirubah, perusahaan akan menginformasikan perubahaan tersebut secara publik.

Pembatasan Penggunaan

Perusahaan tidak boleh menggunakan informasi pribadi diluar lingkup yang diperlukan sebelum mendapatkan persetujuan dari orang tersebut.
Perusahaan dapat menggunakan informasi pribadi tanpa persetujuan individu dalam situasi berikut:

1. Jika diharuskan oleh hukum.
2. Ketika diperlukan untuk pelindungi kehidupan atau harta benda seseorang dan sulit mendapatkan persetujuan orang tersebut.
3. Sangat diperlukan jika berpengaruh kepada kesehatan masyarakat luas.
4. Jika diperlukan oleh badan nasional, pemerintah daerah atau orang yang dipercaya oleh undang-undang serta atas persetujuan yang bersangkutan.

Akuisisi Informasi Pribadi

Perusahaan harus menentukan tujuan penggunaan dengan cara yang sah dan sesuai.
Informasi pribadi tidak digunakan jika dapat menyebabkan diskriminasi sosial.
Perusahaan tidak akan memperoleh infomasi pribadi selain dari orang tersebut. Informasi pribadi dapat tidak digunakan jika:

1. Tidak ada persetujuan dari orang tersebut.
2. Menyalahi peraturan perundang-undangan.
3. Dianggap mendesak dan tidak dapat dihidari untuk menlindungi keselamatan jiwa atau harta benda seseorang.
4. Tidak dapat mengetahui keberadaan dari orang tersebut.

Perusahaan akan menginformasikan orang tersebut jika kondisi diatas terjadi.

Pemberitahuan Tujuan Akuisisi

Perusahaan segera menginformasikan kepada orang tersebut tujuan dari penggunaan informasi pribadi.
Perusahaan dapat memberoleh informasi pribadi dari orang lain sehubungan dengan pengakhiran kontrak dengan orang tersebut.
Ketika memperoleh informasi pribadi dari orang lain, perusahaan akan menggunakan dengan tujuan yang sebelumnya telah diinformasikan.
Ketentuan diatas tidak berlaku jika:

1. Dapat membahayakan jiwa atau hak dan kepentingan orang lain ketika akuisisi informasi pribadi.
2. Digunakan untuk bekerjasama dengan Lembaga nasional, badan publik lokal atau orang yang dipercaya oleh undang-undang.

Pengelolaan Data yang Tepat

Perusahaan harus selalu menjaga keakuratan dan kemutakhiran data pribadi yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan.
Perusahaan akan mengambil tindakan yang tegas dan tepat untuk mencegak kebocoran, kehilangan, atau kerusakan data pribadi dengan aman.
Perusahaan harus segera menghapus atau menghancurkan data pribadi yang tidak lagi diperlukan untuk pencapai tujuan penggunaan.
Perusahaan melakukan pengawasan dalam penanganan data pribadi dan dikelola secara aman.

Penyediaan Data Pribadi Kepada Pihak Ketiga

Perusahaan akan memberikan data pribadi kepada pihak ketiga tanpa persetujuan dengan situasi sebagai berikut:

1. Jika diharuskan oleh hukum.
2. Ketika diperlukan untuk pelindungi kehidupan atau harta benda seseorang dan sulit mendapatkan persetujuan orang tersebut.
3. Sangat diperlukan jika berpengaruh kepada kesehatan masyarakat luas.
4. Jika diperlukan oleh badan nasional, pemerintah daerah atau orang yang dipercaya oleh undang-undang serta atas persetujuan yang bersangkutan.

Pengungkapan Data Pribadi

Perusahaan harus mengungkapkan data pribadi yang disimpan berkaitan dengan orang yang bersangkutan, baik secara tertulis maupun lisan setelah disetujui oleh orang yang bersangkutan.
Namun data pribadi tidak dapat diungkapkan jika:

1. Terdapat resiko merugikan kehidupan, harta benda atau hak dan kepentingan orang lain.
2. Terdapat resiko yang dapat menghambat bisnis perusahaan.
3. Apabila melanggar peraturan perundang-undangan.

Jika hal diatas terjadi, pengungkapan data pribadi harus dilakukan tanpa penundaan.

Pengubahan/Penghapusan Data Pribadi

Jika orang lain meminta koreksi, penambahan atau penghapusan data pribadi perusahaan akan memberitahukan orang tersebut secara tertulis dengan tujuan untuk mencapai tujuan penggunaan data pribadi.
Jika orang tersebut menerima informasi yang diberitahukan perusahaan, proses akan dilanjutkan sesuai dengan yang diberitahukan.

Penanggungan Penggunaan Data Pribadi

Jika orang lain meminta penangguhan atau penghapusan data pribadi, perusahaan akan melakukan penyelidikan untuk mencapai tujuan penggunaan data pribadi serta memberikan informasi kepada orang tersebut terkait penagguhan atau penghapusan data pribadi.
Jika orang tersebut menerima pemberitahuan, proses akan dilanjutkan sesai dengan yang diberitahukan.

Penanganan Keluhan

Perusahaan menetapkan system yang diperlukan untuk menanggapi keluhan mengenai penanganan informasi pribadi dan akan berusaha menanggapi dengan tepat dan sesegera mungkin ketika keluhan tersebut diterima.

Ketentuan Tambahan

Peraturan ini diberlakukan mulai tanggal 01 Oktober 2021.